RODO

Regulamin monitoringu wizyjnego

Regulamin określa cel i zasady funkcjonowania systemu monitoringu wizyjnego w siedzibie i placówkach Centrum Języków Obcych Germanitas Robert Szary z siedzibą w Rzeszowie przy ul. Piłsudskiego 32, miejsca instalacji kamer systemu na terenie obiektów, reguły rejestracji i zapisu informacji oraz sposób ich zabezpieczenia, a także możliwości udostępniania zgromadzonych danych o zdarzeniach.

1. Administratorem urządzeń monitoringu wizyjnego oraz danych osobowych przetwarzanych w związku z prowadzonym monitoringiem wizyjnym jest Centrum Języków Obcych Germanitas Robert Szary z siedzibą w Rzeszowie przy ul. Piłsudskiego 32.
2. Celem prowadzenia monitoringu wizyjnego jest zapewnienie bezpieczeństwa mienia oraz osób znajdujących się na terenie infrastruktury w następujących lokalizacjach: a) wejścia do części budynku zajmowanego przez Centrum Języków Obcych Germanitas Robert Szary, b) główny ciąg komunikacyjny wraz z wejściami do wszystkich pomieszczeń zajmowanych przez Centrum Języków Obcych Germanitas Robert Szary. c) pomieszczenie socjalne z aneksem kuchennym.
3. Monitoringiem nie objęte są: d) sekretariat, e) sala zajęciowa 1 „Oxford”, f) sala zajęciowa 2 „Casablanca”, g) sala 3 „sydney”, h) Sala FortePiano, i) Sala dla dzieci CFS.
4. Podstawą wprowadzenia monitoringu wizyjnego w firmie jest art. 6 ust. 1 pkt. f) Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).
5. Rejestracji i zapisaniu na nośniku fizycznym podlega obraz (wizja) oraz dźwięk (fonia) z kamer systemu monitoringu.
6. System monitoringu wizyjnego składa się z: a) kamer rejestrujących zdarzenia w rozdzielczości umożliwiającej identyfikację osób; b) urządzenia rejestrującego i zapisującego obraz oraz dźwięk na nośniku magnetycznym; c) monitorów pozwalających na podgląd rejestrowanych zdarzeń.
7. Elementy monitoringu wizyjnego w miarę konieczności i możliwości finansowych są udoskonalane, wymieniane, rozszerzane.
8. Miejsca objęte monitoringiem wizyjnym są oznakowane stosownymi tabliczkami informacyjnymi zawierającymi piktogram kamery.
9. Rejestrator wraz z monitorem monitorującym znajdują się w pomieszczeniach administratora danych.
10. Zapis z systemu monitoringu może być udostępniony jedynie uprawnionym organom w zakresie prowadzonych przez nie czynności prawnych, np. Policji, Sądom, Prokuraturze, na ich pisemny wniosek, ponieważ udostępnianie nagrań osobom fizycznym może naruszyć prawa i wolności innych osób trzecich.
11. Okres przechowywania danych wynosi do 90 dni, a następnie dane ulegają usunięciu poprzez nadpisanie danych na urządzeniu rejestrującym obraz. W praktyce okres ten może być krótszy niż 30 dni.
12. W uzasadnionych przypadkach, na podstawie wniosków ww. organów, w szczególności gdy urządzenia monitoringu wizyjnego zarejestrowały zdarzenie związane z naruszeniem bezpieczeństwa osób i mienia, okres przechowywania danych może ulec wydłużeniu o czas niezbędny do zakończenia postępowania, którego przedmiotem jest zdarzenie zarejestrowane przez monitoring wizyjny.
13. Osoba zainteresowana zabezpieczeniem danych z monitoringu na potrzeby przyszłego postępowania może zwrócić się pisemnie do administratora danych z prośbą o ich zabezpieczenie przed usunięciem po upływie standardowego okresu ich przechowywania. Wniosek należy złożyć w sekretariacie Centrum Języków Obcych Germanitas Robert Szary, w terminie do 14 dni licząc od dnia, w którym zdarzenie mogło zostać zarejestrowane przez monitoring wizyjny. Wnioski złożone po tym terminie mogą nie gwarantować zabezpieczenia obrazu ze względu na jego możliwe usunięcie z rejestratora.
14. Prawidłowo złożony wniosek musi zawierać dokładną datę i miejsce, np. korytarz itp. oraz przybliżony czas zdarzenia. W przeciwnym razie nie będzie możliwości odnalezienia właściwego obrazu.
15. Mogą występować nieznaczne różnice między czasem rzeczywistym a czasem uwidocznionym na materiale z monitoringu, ponieważ system nie jest synchronizowany z zewnętrznym źródłem czasu.
16. Na wniosek osoby zainteresowanej, osoba upoważniona do dostępu do zapisu monitoringu sporządza kopię nagrania z monitoringu wizyjnego za okres, którego dotyczy wniosek osoby zainteresowanej oraz oznacza ją w sposób trwały następującymi danymi: a) numer porządkowy kopii; b) okres, którego dotyczy nagranie; c) źródło danych, np. kamera z korytarza;
17. Kopia przechowywana jest w specjalnie do tego przystosowanym miejscu.
18. Kopia nagrania podlega zaewidencjonowaniu w rejestrze kopii z monitoringu wizyjnego sporządzonym na wniosek osoby zainteresowanej. Rejestr zawiera następujące informacje: a) numer porządkowy kopii; b) okres, którego dotyczy nagranie; c) źródło danych, np. kamera nr…; d) data wykonania kopii; e) informacje o udostępnieniu lub zniszczeniu kopii.
19. Kopia stworzona na pisemny wniosek osoby zainteresowanej zostaje zabezpieczona na okres nie dłuższy niż 3 miesiące i udostępniana jest jedynie uprawnionym instytucjom, np. Policji. W przypadku bezczynności uprawnionych instytucji przez okres 3 miesięcy kopia podlega zniszczeniu.
20. Osoby, które mają wgląd w obraz i dźwięk zarejestrowany przez monitoring wizyjny zobowiązane są do przestrzegania przepisów prawa w zakresie ochrony danych osobowych, a ich uprawnienie dostępu do tych danych wymaga nadania wyraźnego upoważnienia.
21. Obowiązek informacyjny względem osób, których dane osobowe mogą zostać utrwalone na monitoringu, jest realizowany poprzez udostępnienie regulaminu monitoringu za pośrednictwem strony internetowej germanitas.pl/rodo oraz w biurze Centrum Języków Obcych Germanitas Robert Szary.
22. Każdej osobie przysługuje prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych. Sprzeciw zostanie rozpatrzony przez Administratora danych.
23. Każda osoba ma prawo do żądania sprostowania danych, gdy są niezgodne ze stanem rzeczywistym, a nadto w przypadkach przewidzianych prawem do ich usunięcia lub ograniczenia przetwarzania danych. Wnioski w tych sprawach należy kierować do administratora danych.
24. Każda osoba ma prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Kontakt w sprawie danych osobowych:

1. w biurze Centrum Języków Obcych Germanitas Robert Szary,
2. na stronie internetowej germanitas.pl/rodo,
3. kontakt z administratorem: rodo@germanitas.pl.